Un servicio necesario y esencial para un perfecto desarrollo del evento, de él depende toda la relación del congresista con el Comité Organizador y viceversa. Dentro de la gran variedad de funciones, cabe destacar:

• Recepción, proceso informático, gestión y cobro de las inscripciones

• Comunicación con el congresista

• Administración y control de informes, inscripciones, alojamientos y servicios

• Coordinación de los servicios en la sede del congreso.

• Preparación y entrega de documentación del congresista.

• Cierre económico e informe final de la gestión desarrollada por la secretaria técnica.

Aunque es competencia del Comité Organizador y concretamente de las personas encargadas de diseñar el programa científico, las líneas de comunicación con los nominados líderes de los temas a desarrollar en el congreso, así como la organización de envío y recepción de trabajos sobre las diferentes materias, relación de sesiones, autores, temas, salas y horarios siguiendo las instrucciones del Comité Científico, para la confección y posterior producción del programa final y libro de comunicaciones es una labor que coordinada con el comité organizador, lleva a cabo Events4U.

Si el congreso tiene prevista una exposición comercial, Events4U, puede encargarse de su completo diseño, promoción y gestión, antes y durante el congreso. Así como llevar acabo la comercialización de espacios, con los posibles expositores, creando toda la estrategia y documentación necesaria para el éxito de la misma.

Estudiamos económica y financieramente el volumen y dimensión del evento, buscando y aportando las mejores soluciones de patrocinio y financiación desde los inicios del mismo.

Contamos con la más avanzada tecnología y un software de dilatada experiencia para congresos y sociedades científicas, para resolver todas las necesidades del evento. Podemos ofrecerle desde la Web informativa del evento hasta la Web de Gestión On Line, que gestione inscripciones, alojamientos, emails, comunicaciones científicas y mucho más.

Alojamiento, Transporte, Organización de viajes y estancias Pre y Post Congreso, transporte para ponente y congresistas, acuerdos con líneas aéreas y ferrocarriles como transportistas oficiales..

Una vez diseñados los actos, según presupuesto y duración del evento, ofrecemos una selección de proveedores altamente cualificados y expertos para el desarrollo de los actos lúdicos y de restauración a llevar a cabo y de común acuerdo con los organizadores.

Todos los transportes shuttle necesarios durante el congreso, actos sociales, pre y post tours del congreso.

Events4U cuenta con la logística necesaria para diseñar el evento en cualquier destino. Podemos ayudarle a localizar la mejor solución para su evento (Hoteles, Palacios de Congresos, Teatros, etc.). La Secretaría Técnica se ubicará en la sede, antes y durante el evento, gestionada por personal altamente cualificado.

Planificación y contratación de los medios humanos necesarios para el correcto desarrollo de los actos del evento, como Azafatos/as, Intérpretes, Traductores Personal de Seguridad, etc.