Un service nécessaire et essentiel pour un développement parfait de l'évènement, de lui dépend toute la relation du congressiste avec le Comité Organisateur et vice-versa. À l'intérieur de la grande variété de fonctions, il faut souligner:

• Réception, processus informatique, gestion et encaissement des inscriptions.

• Communication avec le congressiste.

• Administration et contrôle de rapports, inscriptions, logements et services.

• Coordination des services au siège du congrès.

• Préparation et remise de la documentation du congressiste.

• Fermeture économique et rapport final de la gestion effectuée par le secrétariat technique.

Bien qu´il soit de la compétence du Comité Organisateur et concrètement des personnes chargées de créer le programme scientifique, les lignes de communication avec les leaders désignant les sujets à développer durant le congrès, l'organisation d'envoi et réception de travaux des différentes matières, la relation des séances, auteurs, sujets ainsi que les salles et horaires suivant les instructions du Comité Scientifique pour la confection et production postérieure du programme final et le livre de communications, est un travail que réalise Events4u en collaboration avec le comité organisateur.

Si le congrès a une exposition commerciale prévue, Events4U, peut se charger de la conception complète, promotion et gestion, avant et durant le congrès. De même que la commercialisation des espaces avec les exposants possibles, en créant toute la stratégie et documentation nécessaire pour le succès de la même.

Nous étudions économiquement et financièrement le volume et la dimension de l'évènement, en cherchant et en apportant depuis le début les meilleures solutions de sponsoring et de financement.

Nous disposons d'une technique avancée et un logiciel pour congrès et sociétés scientifiques, afin de résoudre toutes les nécessités de l'évènement. Nous pouvons vous offrir depuis la Web d´informations de l'évènement jusqu'à la Web de Gestion en ligne, gérant les inscriptions, le logement, les e-mails, les communications scientifiques et beaucoup plus.

Logement, Transport, Organisation de voyages et de séjours Pre et Post Congrès, transport pour les conférenciers et les congressistes, accords avec les lignes aériennes et chemins de fer comme transporteurs officiels.

Une fois les actes sociaux élaborés, selon le budget et la durée de l'évènement, nous offrons une sélection de fournisseurs hautement qualifiés experts dans le développement d´actes ludiques et de restauration à réaliser d'un commun accord avec les organisateurs.

Nous nous chargeons de planifier et d'organiser les voyages des conférenciers, ainsi que les transports shuttle nécessaire durant le congrès, les actes sociaux, pre et post tours du congrès.

Events4U dispose de la logistique nécessaire pour la préparation de l'évènement dans n'importe quelle destination. Nous pouvons vous aider à trouver la meilleure solution pour votre évènement (Hôtels, Palais des Congrès, Théâtres, etc.). Le Secrétariat Technique se trouvera au siège avant et durant l'évènement, géré par du personnel hautement qualifié.

Planification et engagement des moyens humains nécessaires pour le développement correct des actes de l'évènement, comme Hôtesses, Interprètes, Traducteurs, Personnel de Sécurité, etc.